Un séminaire d’entreprise est un évènement qui offre la possibilité pour les employés de renforcer leurs connaissances et d’apprendre de nouvelles pratiques du domaine d’activité dans lequel ils travaillent. Pour les employeurs, il s’agit également d’un levier efficace pour renforcer la cohésion avec les partenaires et collaborateurs, en vue de développer leur entreprise, et d’assurer sa prospérité dans son secteur. En effet, ce séminaire a pour objectif d’améliorer les niveaux d’engagement, d’efficacité et de productivité d’une équipe, d’un département, ou de l’entreprise dans sa généralité. Mais il faut savoir que pour être efficace et réussi, un séminaire demande de la préparation et de l’organisation, parfois quelques mois en avance.
Le choix de l’espace prévu pour le séminaire
Le premier concept du séminaire d’entreprise consiste à organiser un évènement hors du cadre de travail classique. Bien que le choix de l’espace dépend en majeure partie du type de séminaire qu’on souhaite organiser, nombreux optent pour les salles de séminaire spécialisées. Actuellement, certaines infrastructures et hôtels disposent de salles spécialement aménagées pour ces événements, équipées de tout le matériel nécessaire et proposant des animations personnalisées pour accompagner l'événement. Ces salles sont souvent équipées de technologies modernes comme des projecteurs, des systèmes de sonorisation et des connexions Wi-Fi haut débit. Actuellement, des lieux comme Kactus offrent une variété de salles adaptées à divers types d'événements professionnels. Toutefois, certaines entreprises tendent à innover ce principe, et optent pour le plein air. Bien évidemment, il faut prévoir un espace amplement vaste et parfaitement adapté pour recevoir la totalité des participants. Les séminaires en plein air peuvent inclure des activités de team-building comme des jeux de groupe ou des ateliers en extérieur. C’est aussi dans cette option que la location de tentes ou de chapiteau, tel qu’un chapiteau bambou, a toute son importance. Un chapiteau bien aménagé peut offrir un espace confortable et abrité, tout en permettant de profiter de l'environnement naturel. Ce genre de séminaire à l’air libre est souvent plus animé et ludique, c’est la raison pour laquelle il est plus adapté pour un séminaire incentive.
Le choix de la date de l’évènement
La date de l’évènement est aussi un élément clé auquel il faut accorder plus d’importance lorsqu’on souhaite organiser un séminaire d’entreprise. Bien que cela dépende principalement du programme annuel établi par l’entreprise, il est quand même essentiel de viser le bon moment, là où toutes les conditions sont favorables. Choisir une date où la majorité des employés sont disponibles est crucial pour assurer une participation maximale. Dans ce contexte, le budget à consacrer pour cet évènement est un facteur essentiel qui contribue non seulement à l’organisation du séminaire, mais aussi à sa réalisation. Par conséquent, l’entreprise devra faire une estimation du délai nécessaire pour rassembler tous les fonds nécessaires pour le séminaire. Il faut également de considérer les coûts supplémentaires comme les frais de déplacement et d'hébergement. Et c’est seulement une fois que quand le montant nécessaire sera atteint que le projet va se lancer. Entre autres, pour mieux rentabiliser le coût du séminaire, les experts recommandent désormais de prévoir l’évènement en début de semaine. D’habitude, les entreprises choisissent les deux jours avant le week-end pour organiser un séminaire. Organiser l'événement en début de semaine peut également réduire les interruptions de travail et améliorer la productivité globale. Cela laisse donc les premiers jours de la semaine plus accessibles, à des tarifs flexibles et modérés.
Le choix du moyen de transport
Organiser un évènement hors des murs de l’entreprise implique aussi de prévoir le transport des participants. Le choix de cet élément dépend surtout de la destination où le séminaire aura lieu. Il faut choisir un moyen de transport qui soit à la fois économique et confortable pour les participants. Plusieurs agences louent actuellement des cars à la disposition des entreprises qui prévoient ce genre d’évènement, et les tarifs sont tout à fait accessibles. Mais cette option se limite à des déplacements plus proches de l’entreprise et peut impliquer des dépenses en surplus en matière de carburant. D’un autre côté, le train est aussi un autre moyen de se déplacer loin sans trop dépenser. Le train offre également l'avantage de permettre aux participants de travailler ou de se détendre pendant le trajet. De plus, des offres de voyage pour les entreprises sont conçues à cet effet. Enfin, pour les déplacements en masse à l’étranger, l’avion reste le moyen de transport le plus fiable et le plus rapide. Bien que le choix de la compagnie revienne à l’entreprise, en fonction de ses possibilités financières, il existe des compagnies low-cost qui sont tout à fait accessibles. Les entreprises peuvent également négocier des tarifs de groupe pour réduire les coûts de voyage. Cependant, les participants devront savoir qu’ils voyageront en classe économique, ce qui pourrait être moins confortable mais plus économique pour l'entreprise.
