L'utilisation d'un logiciel de facturation n'est pas obligatoire en soi mais est fortement recommandée et indispensable pour la bonne gestion des factures de son entreprise.
Quelle est la réglementation en termes de facturation ?
Il existe une seule obligation en termes de facturation. Depuis le 1er janvier 2020 il est obligatoire pour toutes les entreprises travaillant en B to B (de professionnel à professionnel) de fournir des factures électroniques. Et cela quelle que soit la taille de l'entreprise. Il peut aussi bien s'agir d'un auto entrepreneurs que d'une petite, moyenne ou grande entreprise.
Dans le cas où vous n'êtes pas concerné par cette obligation et que vous ne souhaitez pas utiliser de logiciel de facturation, vous devez tout de même facturer vos clients. Pour cela Vous pouvez utiliser le papier, en utilisant un facturier pré rempli ou utiliser un tableur numérique.
Le facturier papier possède déjà des numéros de factures afin d’éviter les doublons ou les oublies. Cette technique de facturation manuscrite est possible lorsque vous facturez très peu vos clients dans le mois. Plus il y a de volume plus la facturation papier devient compliqué à gérer.
Le tableur numérique peut également être un outil de facturation mais attention aux erreurs. Les tableurs permettent de structurer vos factures mais les erreurs peuvent toujours se glisser à l'intérieur. Pour cela vous devez être très attentif. Une erreur de facturation peut vite coûter cher.
Quels sont les avantages d'un logiciel de facturation ?
Malgré le fait qu'utiliser un logiciel de facturation n'est pas obligatoire, il présente un nombre très important d'avantages.
Les logiciels de facturation sont nombreux, il existe parfois une version gratuite et une payante.
Ces logiciels sont très complets, ils permettent à chaque utilisateur de créer des devis puis de les transformer en factures. Ce qui est certain, c'est qu'avec un logiciel de facturation vous réduisez sérieusement le nombre d'erreurs.
Premièrement les documents tel que les devis, factures ou avoirs que vous aurez généré comportent toutes les mentions obligatoires (L'identité de l'entreprise ainsi que ses coordonnées, numéro de TVA ou non, numéro de SIRET, code NAF mais aussi les conditions de paiement). Concernant le tableau de valeur, aucune colonne n'est oubliée (désignation, montant HT, Taux de TVA, montant de TVA, Montant TTC, remise si besoin).
Les logiciels de facturations calcul automatiquement de montant de TVA et affiche un montant TTC ce qui permet d'éviter beaucoup d'erreurs.
L'avantage d'un logiciel de facturation, c'est bien évidemment le gain de temps. Vos documents son pré rempli et vous n'avez que vos lignes de prestations ainsi que le prix à rajouter.
Il faut aussi savoir qu'un logiciel de facturation certifié est dans l'obligation de garder en archive tous vos documents. Donc si par malheur vous avez égaré une facture, le logiciel peut vous le retrouver.
Selon certain logiciel, plusieurs fonctionnalités supplémentaires peuvent être ajoutées afin de vous faciliter au mieux votre gestion d'entreprise. Vous pouvez non seulement créer des devis et factures mais vous pouvez également gérer votre comptabilité. Selon vos la date que vous avez renseignés lorsque vous avez encaissé vos factures, le logiciel va calculer votre chiffre d’affaires mensuel et annuel. Certains logiciels de facturation comme Kolirys vous permettent également de renseigner vos dépenses afin de calculer vos charges. Ce logiciel permet aussi de calculer le montant de TVA encaissé sur le mois afin de connaître le montant que vous devrez reverser à l'État.
En conclusion, si vous traitez en BtoB vous devez fournir des factures électroniques. Et si le nombre de factures mensuel est conséquent, le logiciel de facturation est indispensable.
Autrement, libre à vous d'utiliser l'outil de facturation de votre choix.
