Les réunions en entreprise ne sont pas toujours simples à animer. Il faut trouver le juste milieu entre explication, sérieux et dynamisme. Les réunions peuvent être rébarbatives et ennuyantes, pourtant il y a des moyens et des méthodes pour les rendre plus interactives et originales. Il est question de l'ambiance dans la salle de réunion, mais aussi de participation. Une réunion où tout le monde participe est bien plus efficace pour la cohésion et la productivité. Voyons ensemble quelques solutions intéressantes à mettre en place dans les salles de réunion.
Les outils interactifs en réunion
Les salles de réunions sont généralement équipées d'un grand tableau. Pourtant, soit on ne l'utilise pas assez, soit on ne l'utilise pas du tout par manque d'intérêt. Le tableau est un des éléments clés à réintroduire dans la salle de réunion. Pour cela, les tableaux interactifs sont particulièrement intéressants dans les réunions. Ces nouveaux tableaux, qu'ils soient connectés à un ordinateur, ou complètement indépendants, permettent de nombreuses interactions. On peut visualiser des images, des vidéos, utiliser un vidéoprojecteur en complément, mais surtout utiliser les multiples possibilités qu'offre l'écran tactile et les applications que l'on peut utiliser.
Pour des exercices comme du mind-mapping ou pour présenter un tableau, cela devient beaucoup plus simple pour tout le monde de suivre ce qui se passe sur l'écran. Cela permet de se connecter directement à un ordinateur et de présenter les choses telles qu'elles peuvent apparaître sur les écrans. On navigue tout simplement comme sur un ordinateur via l'interface ou le navigateur web pour présenter tout ce qui est nécessaire. Dans l'ère du télétravail, c'est aussi un outil pratique pour interagir ou afficher les personnes à distance dans la réunion.
Les présentations dynamiques
Si l'on peut se reposer sur la technologie pour trouver des formes plus interactives de présenter les réunions, encore faut-il le faire. Souvent, les présentations sont rapides ou rudimentaires, en utilisant les mêmes logiciels de présentation qu'il y a plusieurs années. Il existe de nombreux logiciels de présentation que ce soit en diaporama ou en vidéo. Les logiciels et les supports évoluent, même si cela peut être difficile de se renouveler, il y a des possibilités pour innover, essayer de rendre plus attractifs les réunions, ou tout simplement opter pour de nouveaux logiciels plus variés pour les présentations.
Sans aller dans l'informel, trouver des supports plus originaux est un moyen de garder l'attention des collaborateurs et de chercher à rendre les réunions moins classiques.
Les équipements pour les réunions à distance
On l'a vu avec les dernières crises, le travail se fait tout aussi bien à distance, mais il faut quand même pouvoir communiquer efficacement avec toutes les personnes concernées. Ainsi, en réunion, avoir un dispositif adapté permet de simplifier cette démarche. Avec un tableau interactif, on peut facilement afficher à l'écran les personnes via le logiciel de visioconférence. De plus, il n'y a pas forcément besoin d'installer des enceintes et une caméra, presque tout est intégré dans le tableau interactif pour plus de simplicité. Cela permet de rendre la pratique de la visioconférence beaucoup plus accessible. Cela devient de plus en plus nécessaire avec le télétravail, mais ce n'est pas une mauvaise chose. Inciter à faire davantage de réunion en visioconférence est un moyen de communiquer plus efficacement.
Les équipes peuvent aussi être à distance et perdre en cohésion, ainsi régulièrement faire des points et profiter des outils à disposition pour faire des visioconférences est une bonne idée en termes de communication interne. Cela permet de resserrer les liens et de rester simplement en contact. On peut aussi faire interagir n'importe qui plus facilement via la visioconférence et rester dans une réunion dynamique.
